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Digitales Transformationsteam für Baden-Württemberg

Im Wettbewerb „Intelligente digitale Modellvorhaben der Städte, Gemeinden und Landkreise von morgen! – Digitale Zukunftskommune@“ – gewann die Stadt Konstanz eine Förderung im Themenbereich „Interkommunale und föderale Steuerung der digitalen Transformation in Baden-Württemberg“ (Teil B des Wettbewerbs). 

Das Vorhaben der Konstanzer mit dem Titel „Digitales Transformationsteam für BW“ beinhaltete acht Ziele und umfasst eine beachtliche Reihe von Veranstaltungen und Maßnahmen. Jede davon zahlt mit den Zielsetzungen der Konstanzer im Projekt wesentlich auf die Werte des Nationalen Normenkontrollrats mit seinem Digitalstandard für Deutschland ein.

Das mit 70.000 € budgetierte Projekt der Stadt Konstanz läuft noch bis Juni 2019.

Projekt der Stadt Konstanz „Digitales Transformationsteam für BW“

Projektpartner

Die Forschungen von Prof. Dr. Ines Mergel zu Digitalen Serviceteams gaben den Impuls, um mit Fördermitteln aus Programm, Kommunen dabei zu unterstützen, sich fit zu machen für die Digitalisierung und dies eng mit der verwaltungswissenschaftlichen Lehre und Forschung zu verknüpfen. Dabei ging es um Fragen wie diese: Was können wir als Kommunen in unseren Netzwerken von den Serviceteams anderer Länder lernen? Wie kann ein erweiterter, praxisorientierter Lernzyklus im Public Service Design aussehen?

Beteiligte Netzwerke und Unterstützer

  • E-Government Städtenetzwerk BW (insbesondere die Stadt Freiburg sowie die Stadt Aalen)
  • Städtetag BW

Acht Ziele

Das Förderprojekt Zukunftskommune@bw bot Finanzierung und Rahmen für Denkräume, für Vorgehensmodelle, Innovationslabore und Austauschplattformen.

Die Bewerbung der Stadt Konstanz fokussierte unter der Projektleitung von Karsten Krumm folgende acht Ziele:

1. Digitalisierungsstrategie erarbeiten, um agile, kollaborative und interdisziplinäre Kompetenz- und Steuerungsmodelle für digitale Verwaltungsservices zu entwickeln.

In Interaktion der Partner wurde eine Digitalisierungsstrategie aufbauend auf den Werten des Nationalen Normenkontrollrats im gemeinsamen Arbeiten entwickelt und wesentlich geprägt vom Lehrportfolio ‚Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung‘ von Prof. Ines Mergel.

Die Projektteilnehmer entwickelten ein agiles Vorgehensmodell, untersuchten die Auswirkungen von Agilität auf die verschiedenen Aspekte der Zusammenarbeit in der Praxis und etablierten den Wissenstransfer zwischen verwaltungswissenschaftlicher Forschung und Verwaltungspraxis.

Ein Coaching / Transferseminar mit Martin Jordan, Leiter Service Design im Government Digital Service Team des britischen Kabinett, Prof. Ines Mergel und den Städten Friedrichshafen, Freiburg, Heidelberg, Konstanz, St. Gallen ging am 7. Mai 2018 der Frage nach: Wie sieht Public Digital Service Design aus und wie bringt man es in die deutsche Verwaltung?

2. „Denkraum“ zu innovativen Vorgehensmodellen schaffen mit dem Ziel: smartes, interkommunales E-Government in Baden-Württemberg zu etablieren

Auf kommunaler Ebene startet das innoLAB Konstanz und bietet auch physischen Raum für gemeinsame Arbeit.

Auf interkommunaler Ebene ist das Agile Netzwerk Digitale Innovation ANDI, gegründet am 26. Juni 2018, die neue Plattform für Kommunen, Verbände und Interessierte aus Wirtschaft und Gesellschaft.

ANDI widmet sich beim ersten Treffen am 25. September 2018 auch der Frage: Wie sieht die Roadmap zu digitalen Services aus?

Roadmap für digitale Services

3. Methodische Grundlagen für Prozessinnovation in gemeinsamen, agilen Umsetzungsprojekten nutzbar machen, z.B. User Centered Design und Business Prozess-Reengineering, usw.

Die kofinanzierte Forschung von Universität Konstanz und dem Projekt Zukunftskommune brachte Forschung und Lehre mit der Verwaltungspraxis zusammen und den Beteiligten auch als eine wesentliche Erkenntnis: Kurze Zyklen und kleine Trainingseinheiten sind das vorbereitende Trainingsprogramm für komplexe Projekte, z.B. Prozesse, die auf oberen Verwaltungsebenen (Bund, Land) umzusetzen sind.

Der Freiburger Mietpreis-Rechner ist ein gutes Beispiel für die Business Prozess-Reengineering-Methode: Der Versand eines pdf-Dokuments wurde abgelöst durch ein vollautomatisches Auskunftsportal, das für jede Adresse in Freiburg die aktuelle Vergleichsmiete berechnet.

16. Juli 2018

Bachelorstudenten der Universität Konstanz forschten im BA-Vertiefungsseminar ‚Digitale Prozesse gestalten‘‘ ganz konkret zu Nutzerbedürfnissen im Kontakt mit der öffentlichen Verwaltung – online und offline – in vier Städten. Ihre Ergebnisse präsentierten sie am 16. Juli 2018 bei der Abschlussveranstaltung im Wolkensteinsaal, Konstanz. Die von den Studenten im Prozess-Reengineering erstellten Prozessprototypen werden vorgestellt.

25. September 2018

1. ANDI-Treffen in Konstanz: Ende September 2018 fand das 1. ANDI-Treffen in Konstanz bei SEITENBAU zum Thema ‚Agile Zusammenarbeit für Musterprozesse in service-bw‘ statt. Service-bw ist die zentrale E-Government-Infrastruktur in Baden-Württemberg.

12 Wochen bis Livegang

Kernfrage war: Wie könnte die Gestaltung einer kommunalen Dienstleistung in 12 Wochen ablaufen? Nach den 12 Wochen sollten zwei während des Treffens ausgewählte Prozesse produktiv online sein und dies mittels eines Vorgehensmodell agiler Entwicklung in sechs Sprints.

So berichtet Agile-Verwaltung.org vom 1. ANDI-Treffen

Perspektivenwechsel trainieren: Nutzer, Bürger, Kunde

Das Zitat „Bad service design is the biggest unnecessary cost to the UK taxpayer” von Louise Downe, Director of Design and Service Standards in UK Service auf der International Design in Government Conference 2018 zeigt die Kostenrelevanz der Nutzerorientierung auf. Kosten entstehen durch schlechtes Service Design. Gutes Service Design entspricht den Useranforderungen. Aber: Nutzerforschung ist für die Verwaltung Neuland. Das Wissen, wie man Nutzertests durchführt, kann und muss erst erlernt werden.

Perspektivenwechsel trainieren

Wenn digitale Dienste angeboten werden, sollten sie genutzt werden. Dies ist meist noch nicht in dem Maß, wie es wünschenswert ist, der Fall. Woran liegt das? Die bloße Bereitstellung reicht nicht aus. Wie kommen wir in der Verwaltung zu Lösungen, die den Alltag der Bürger verbessern und die sie motivieren, unsere Angebote auf allen Kanälen in Anspruch zu nehmen? Es gilt, den Perspektivenwechsel in der Verwaltung zu trainieren.

Oktober / November 2018

Im November gab es den ersten User Test der zwei ANDI-Pilotprozesse: Ein Tag lang ging es im InnoLAB um die Usability der Prototypen für den Antrag auf eine Open-Air-Musikveranstaltung und den Mietpreis-Rechner.

4./5. Februar 2019 und 21./22. März 2019

Fortsetzungen finden diese Veranstaltungen im Sinne von Learning on the Job – UX-Seminaren im Februar in Freiburg und März 2019 in Konstanz.

Es geht weiter…

Ab Mitte 2019 werden zwei Gruppen von jeweils 15 Master-Studenten an den Unis Konstanz und St. Gallen im Rahmen eines Seminars als ein Ergebnis vom 16. Juli 2018 die studentischen Arbeiten zur Prozessdigitalisierung weiterführen. Sie werden damit zum einen die Forschung und gleichzeitig auch die Kommunen und Verwaltungen unterstützen.

4. Innovations-Lab für die Stadt Konstanz im Arbeitsbereich „konstanz.infrastruktur“ aufbauen und langfristig implementieren

Das innoLAB Konstanz ist in Betrieb!

Am 2. Oktober 2018 startete das innoLAB Konstanz, begleitet von der Bildung einer Fokusgruppe. Design Thinking wird in die Verwaltung getragen. Die nutzerzentrierte Vorgehensweise ist ein Basiselement des Design Thinking und beschleunigt Projekte. Vor allem, weil die Priorisierung auf das, was der Bürger will und wie er es will, die Komplexität reduzieren hilft.

https://twitter.com/KarstenKrumm/status/1047220952587804673?s=03

5. Nutzer-/nutzenorientierte, skalierende Plattform-Ökosystems (API-Ökonomie) für gemeinsame IT-Architekturbausteine wie beispielsweise „service-bw“ stärken

 

ANDI unterstützt service-bw als zentrale eGov-Infrastruktur des Landes BW. Alle digitalisierten Prozesse wurden auf dem Portal und mit SEITENBAU als dem umsetzenden Dienstleister des IM realisiert.

 

26. Oktober 2018

 

Ein Highlight in diesem Zusammenhang: ANDI und ITEOS beraten in Stuttgart eine gemeinsame Vision in Stuttgart, begleitet von Simone Carrier, die als Service Designerin unter anderem für FutureGov (London) tätig war und Mitbegründerin des Public Service Labs ist.

 

6. Akteure, Stakeholder und Expertisen aus Stadtverwaltungen, Wissenschaft, Wirtschaft und Netzwerken der Stadtgesellschaft vernetzen

Ebenenübergreifende und interdisziplinäre Zusammenarbeit, auch mit Akteuren außerhalb der Verwaltung, ist die Grundlage für nutzerorientierte und attraktive digitale Angebote der Verwaltung.

Ebenso wie die Zusammenarbeit mit Uni Konstanz ein „Geben & Nehmen“ ist, wurden Schnittmengen mit weiteren Beteiligten, Kommunen wie z.B. der Stadt Freiburg, aber auch dem Innenministerium BW mit dem service-bw-Portal und dem Städtenetzwerk BW gesucht und gefunden.

Klare Form nimmt dieser Wunsch nach Zusammenarbeit mit der ANDI-Gründung an: ANDI möchte mit allen zusammenarbeiten, die umsetzungsorientierte Digitalisierung wollen und die Zusammenarbeit als Gewinn sehen. Das Netzwerk steht für Synergien, Transparenz und Miteinander mit einem ganz eindeutigen Win-Win-Verständnis und bringt Verwaltungen, Wirtschaft und Wissenschaft zusammen.

Plattform für das ANDI-Netzwerk ist seit 10. Dezember 2018 die Webseite www.kommunen-bw.de, für alle, die „mitmachen“ wollen.

28. Februar 2019 Round Table ANDI Retrospektive

Am 28. Februar 2019 trafen sich beim Round Table ANDI im Konstanzer Wasserturm die ANDI-Protagonisten zu einer Retrospektive. ANDI nutzt damit eine agile Methode für die Reflektion der regionalen und themenfokussierten Vernetzung.

7. Kollaborationstools für übergreifende interdisziplinäre Zusammenarbeit erkunden

 

Die Projektbeteiligten gehen in der Zusammenarbeit neue Wege. Sie testeten Trello und setzten Meistertask für ein Kanban-Board für die Projektarbeiten ein. Viele Besprechungen finden remote mit Tools wie GoToMeeting statt, um gemeinsam an Projektunterlagen zu arbeiten.

Screenshot des Kanban-Boards auf Meistertask

 

8. Kulturwandel für zukunftsorientiertes Verwaltungshandeln unterstützen

 

Umsetzungsorientierte Digitalisierung als Hauptziel aller Beteiligten braucht einen Kulturwandel: Es geht darum, schnell und kostengünstig Mehrwert für die Service-Nutzer erzeugen. Die erfordert Agilität, iteratives Vorgehen und nutzerorientierte Konzeptionen und Realisierungen.

 

Umsetzungsorientierte Digitalisierung erfordert Wirkungskontrolle: Der Launch der ANDI-Webseite am 10. Dezember 2018 war begleitet von der Präsentation der zwei  Pilotprozesse Beantragung einer OpenAir-Musikveranstaltung und Mietspiegelrechner. Gleichzeitig entstand die Idee, die Nutzung der Prozesse durch Tracking zu erfassen und auf der Webseite zu veröffentlichen. Erstmals werden diese Zahlen zur Erfolgsmessung verwendet. Am 21. Februar 2019 auf der 3. Konferenz „Agile Verwaltung“ des Forums Agile Verwaltung in Ettlingen wird der Prozess-Tracker von ANDI vorgestellt.

 

Die Unterstützung studentischer Forschungsarbeiten, die Schulung von Mitarbeitern der Verwaltungen und Studenten der Verwaltungshochschulen in kommunaler Praxis, agiler Methodik und Nutzerorientierung sind Zeichen der Zukunftsorientierung und des angestrebten Kulturwandels. Der Wissenstransfer wird nachhaltig, indem Lehrkonzepte an weitere Unis und Verwaltungshochschulen übertragen werden.

 

Auf Initiative des #ANDI-Netzwerks:

 

  • Universität Konstanz
  • Universität Freiburg
  • Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl und Ludwigsburg
  • DHBW Villingen-Schwenningen
  • Universität St. Gallen

Auf Initiative des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg:

 

  • Einrichtung einer zentralen Transferstelle an der Universität Konstanz für ganz Baden-Württemberg

Besonderen Dank an:

 

Public Service Lab / Simone Carrier / Martin Jordan
ITEOS
Stadt Freiburg / digital.freiburg
Stadt Aalen
Stadt St. Gallen / Dr. Christian Geiger
Stadt Friedrichshafen
Stadt Karlsruhe
Stadt Heidelberg
Stadt Mannheim
Stadt Ulm
Metropolregion Rhein-Neckar
Kommune 21
Uni Konstanz / Prof. Ines Mergel
GovLAB Arnsberg / Nils Hoffmann
HTWG Konstanz / IST-Institut
Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg
Forum Agile Verwaltung
Smart Government Lab Uni St. Gallen / Dr. Ali A. Guenduez
Fraunhofer Institut IOA

 

…und viele weitere.

 

Presse

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